Enkele maanden geleden besliste Shake-Hand om zijn 1.900 m2 grote magazijn met zo’n 6.600 artikelreferenties te verhuizen naar een automatisch opslagsysteem (2 x Kardex LR 35). Om de eerste vulling van de magazijnkasten in goede banen te leiden, deed de firma een beroep op de gespecialiseerde eff-fill service van Jan De Graeve. Eff-fill is de naam van het softwarepakket dat Jan speciaal ontwikkeld heeft voor het optimaal invullen van magazijnen. “We zagen eerlijk gezegd wat op tegen de verhuis, maar het is allemaal snel en goed verlopen”, zegt Niek Lerou van Shake-Hand. “Op basis van onze inventarisatie stelde Jan ons de meest geschikte invulling van het nieuwe magazijn voor, met daaraan gekoppelde picklijsten. Na de verhuis voerde hij nog een positiecontrole uit met de eff-fill Controller
software. Na een grondige voorbereiding konden we op slechts 1 week tijd alles picken, checken en inputten in ons beheersysteem. We konden daarbij altijd rekenen op een open en duidelijke communicatie van Jan.”

Via de verdeler van hun magazijnsysteem kwam het bedrijf bij Jan De Graeve bvba terecht. De firma schakelde hem in voor de verhuis van haar legbordmagazijn naar een gloednieuw shuttlesysteem (2 x Kardex Shuttle). William Ruiter legt uit hoe de voorbereiding en de verhuis zelf precies in hun werk gingen. “We hebben eerst samen met Jan alle stukken in het magazijn geïnventariseerd, waarop Jan een plan van aanpak heeft uitgewerkt. Tijdens de verhuis zelf hielp hij met het bestickeren en verplaatsen van het materiaal om het daarna in ons beheerpakket in te putten. Kleine probleempjes werden meteen opgelost. Na hooguit een 3 dagen konden we live gaan met ons nieuwe magazijn.”

William Ruiter vond het advies van Jan zeer waardevol, zegt hij. “Zeker als je geen ervaring hebt met verhuisprocessen is het een welkome hulp. De ervaring leert dat externe consultants wel eens veel geld kosten voor wat het oplevert, maar bij Jan was het tegendeel waar. Hij weet van aanpakken en gaat zonder toeters en bellen erg pragmatisch te werk.”

“Dat verliep vlekkeloos”, vertelt Benjamin de Chilly. “Jan gebruikt een goede software en hijzelf is heel beschikbaar voor hulp en advies. Op basis van de afmetingen van de onderdelen, onze minimumstock en het aantal stukken dat we jaarlijks bestellen, deed Jan ons eerst een voorstel welke bakken we best konden gebruiken hen hoeveel stuks er per bak weggelegd worden. Zijn berekeningen met eff-fill bevestigde dat we de juiste systemen gekozen hadden. Daarna organiseerde hij het inladen van de kasten. Elke locatie was vooraf bepaald. Eerlijk gezegd, als we dat manueel hadden moeten doen, dan was ons dat nooit gelukt. Of dan had het ons in ieder geval heel veel tijd gekost. Er zat een klein verschil tussen de initiële lijsten die we Jan hadden bezorgd en het uiteindelijke aantal stukken in stock, maar ook dat werd goed opgelost. We hadden ook nog twee paternostersystemen die overgezet moesten worden van vaste naar dynamische locaties. Na het herindelen volgde een dubbelcheck met eff-fill Controller om te zien of alle stukken ook daadwerkelijk op de juiste plek lagen. Het invullen van de kasten is perfect verlopen.”

“Jan was op vrij korte termijn beschikbaar”, vertelt Amélie Daubremé. “Hij maakte eerst een analyse van het magazijn. Op basis van door ons aangeleverde data over omvang en aantallen van onderdelen en dimensies van de bakjes stelde Jan met de eff-fill software een roadbook op voor de verhuis. Daarmee konden wij onze verhuisteams samenstellen.
Dankzij het betrouwbare roadbook konden zij efficiënt werken en verliep de verhuis binnen de geplande termijn. Op het einde volgde een dubbelcheck met eff-fill Controller zodat de foutenmarge bijzonder klein was. De interactie tussen de teams en Jan was heel goed en Jan was ook heel beschikbaar om op vragen te antwoorden.”

“Met deze twee vragen kwamen wij bij Jan en zijn eff-fill softwareprogramma terecht”, zegt Michel Huet. “We bespraken samen hoe we de voorbereidende inventarisatie van de stock het best konden aanpakken. De inventarisatielijsten met alle parameters zoals soort onderdeel, familie en afmetingen bezorgden we aan Jan. Op basis daarvan stelde hij de meest efficiënte magazijnindeling voor. De verhuis zelf is daardoor heel vlot verlopen: alles stond klaar in de juiste bakken voorzien van de juiste labels. We konden de kasten gewoon invullen zonder op dat moment nog te moeten nadenken over de beste plek voor elk onderdeel. Op twee dagen tijd was de klus geklaard, zonder fouten of problemen. De derde dag waren het Kardex-systeem en onze software operationeel. In totaal hebben we 2.309
onderdelen verhuisd naar 65 Kardex-plateaus.”

Kevin Verwilst: “We hebben daarbij de hulp van Jan ingeroepen om het magazijn zo efficiënt en overzichtelijk mogelijk te vullen. Eerst deden we een inventarisatie en bekeken we welke onderdelen in welke bakjes pasten. Op basis daarvan organiseerde de eff-fill software alle onderdelen op een efficiënte manier zodat er geen ruimte verloren ging. Met eff-fill lijsten in de aanslag verliep onze verhuis een pak sneller dan we er normaal over gedaan zouden hebben. Alle data werden ook onmiddellijk in ons beheerpakket Carfac verwerkt, zodat we bijvoorbeeld al meteen de juiste etiketten konden printen en de coördinaten konden genereren voor het aansturen van de laserpointer in het Modula-systeem.”

“Het was in de aanloop naar die verhuis dat we bij Jan terechtkwamen”, vertelt Michaël Marchandise. “Meer bepaald voor de verhuis van onze stock, die in de oude locatie op rekken lag maar in het nieuwe magazijn in twee Kardex-kasten terecht zou komen. Jan had duidelijk ervaring met dergelijke opdrachten. Na een eerste kennismaking adviseerde hij ons hoe we de verhuis in verschillende stappen konden aanpakken. We bezorgden hem onze stocklijst, die hij aanvulde met extra informatie om elk artikel achteraf goed te kunnen lokaliseren. Via zijn softwareprogramma eff-fill wees hij vervolgens aan elk onderdeel
een logische plaats in de Kardex-kasten toe, zodat we de beschikbare ruimte optimaal konden benutten. Alle informatie werd in ons beheerpakket ingeladen en Jan zorgde voor handige verhuisetiketten en een picking list op basis van de nieuwe locaties.”

Ook bij de verhuis zelf was Jan aanwezig om eventuele problemen meteen op te lossen. “Maar hij deed veel meer dan dat!”, zegt Michaël Marchandise. “Zo creëerde hij onderverdelingen in de Kardex-laden en sprong hij bij waar hij kon. De verhuis is echt heel vlot verlopen en we zijn zeer tevreden dat we Jan erbij gehaald hebben. We hebben zijn naam ondertussen ook al doorgegeven aan andere bedrijven.”