Jochen Koelewijn, Operations Manager: “We hadden ooit zelf een dubbele liftkast gevuld met 600 unieke artikelen. Dat had toen dermate lang geduurd dat we bij de aankoop van de nieuwe shuttles, waarin nog meer stukken een plek moesten krijgen, meteen hebben beslist om naar een alternatieve oplossing uit te kijken. Via de leverancier van het magazijnsysteem kwamen we bij Jan De Graeve terecht.

In het begin stuurden we alle beschikbare informatie digitaal door zodat Jan een goede inschatting van de voorraden kon maken. Gelukkig konden we daarvoor heel wat data rechtstreeks uit ons eigen beheerpakket halen. De eerste milestone in het proces was dan het opmeten van de stukken. Op basis daarvan adviseerde Jan ons precies welke en hoeveel kunststofbakken we nodig hadden voor het opbergen van de stukken. Via de eff-fill software werd de meest efficiënte vulling berekend.”

Daarna volgden twee dagen fysieke verhuis van het magazijn. “De goede voorbereiding met eff-fill heeft ons maanden opstartperikelen bespaard. Het enige waar we tegenaan liepen, is dat sommige lades over hun maximumgewicht gingen. Maar ik heb vernomen dat Jan daar ondertussen een oplossing voor heeft uitgewerkt en nu ook de mogelijkheid aanbiedt om stukken niet alleen op voorhand te meten, maar ook te wegen zodat het ruimtegebruik in het magazijnsysteem nog meer kan worden geoptimaliseerd.

Hele proces heeft nog maar eens aangetoond hoe belangrijk een goed voorraadbeheer is. Hoe minder je voorraadbeheer op orde is, hoe complexer een magazijnoverzetting wordt. If you put shit in it, shit comes out. In dat opzicht zal een samenwerking met Jan voor veel bedrijven ook een eyeopener en een frisse, nieuwe start betekenen om hun voorraadbeheer van dan af professioneler aan te pakken.”

De laatste milestone in het verhuisproces was dat Jan alle data van het nieuwe magazijn communiceerde met de software. “Op vrijdag was de fysieke verhuis afgerond, op maandag hadden we een perfect draaiend systeem. Op voorhand bezorgt zo’n verhuis je kopzorgen, dus dat was een hele opluchting. Ik zou een samenwerking met Jan De Graeve zeker iedereen aanraden.”

“Omdat we de overlast van de verhuis wilden beperken en zelf geen ervaring hadden met het beladen van magazijnkasten, vroegen we Jan om de voorbereiding in goede banen te leiden”, vertelt Stefan van der Stelt, Continuous Improvement Engineer. “Via een template konden we hem alle artikelinfo verstrekken, waarmee hij dan aan de slag ging om voor ons de ideale magazijninvulling te berekenen. Tussendoor hielden we regelmatig contact en konden we ook altijd bij hem terecht als we ergens tegenaan liepen.

Doordat wij heel snel wilden gaan, moesten we op de dag van de verhuis af en toe een ‘probleemartikel’ aan de kant parkeren en later terug oppikken. Daardoor hadden we hier en daar nog voorraadcorrecties nodig, maar dat weegt niet op tegen de tijdswinst die we hebben geboekt. Sommige bedrijven willen in een nieuw magazijn het liefst gefaseerd invullen en doen daar weken over. Wij daarentegen wilden een snelle inslag om snel weer te kunnen uitleveren aan onze klanten. Jan hielp ons daarbij door met ons mee te denken in de voorbereiding en door te pakken als we ergens tegenaan liepen. Ook zijn extra check achteraf vonden we heel waardevol. We zouden zijn service zeker aanraden aan bedrijven die de hinder van een verhuis beperkt willen houden.”

Zaakvoerder Jan Ledaine: “We kennen Jan al lang: tijdens onze zoektocht naar een nieuwe magazijnoplossing zijn we zelfs nog samen naar een bepaald systeem gaan kijken zodat hij ons wat tips kon geven. Het was voor ons de evidentie zelf om hem bij de transformatie van ons magazijn in te schakelen.

Aan de hand van een inventarisatie van alle onderdelen, maakte Jan met zijn eff-fill software de berekening voor de efficiëntste magazijninvulling. Op basis van die gegevens kochten we de geschikte bakjes aan. Dankzij de goede voorbereiding ‒ Jan zorgde zelfs voor de voorgeprinte stickers voor op de bakjes ‒ konden we alle onderdelen op één dag verhuizen. Het was echt een opluchting dat alles er perfect in paste. Het systeem werkt perfect.

Ik heb de services van Jan al vaak aan concullega’s aanbevolen omdat ik oprecht heel tevreden ben over zijn werk. Met Jan mag je zeker zijn dat het in orde komt. Hij werkt zeer ordelijk en gestructureerd, weet heel goed waar hij mee bezig en heeft veel ervaring. Ook het feit dat hij met een eigen softwareprogramma werkt, vind ik een echte meerwaarde. Hij kent het van binnen en van buiten.”

Leo Franke, directeur: “We hadden zelf al wel ideeën hoe we het nieuwe magazijn zouden gaan verhuizen en inrichten, maar toen Jan langskwam heeft hij ons overtuigd dat er betere methoden bestonden. Dus zijn we met hem in zee gegaan.”

Omdat Technische Groothandel Post ook een baliefunctie heeft, moest bij de magazijninrichting niet alleen rekening gehouden worden met orderpicking, maar ook met oproep van stukken voor balieverkoop. “Dat maakte de inrichting ingewikkelder, maar Jan heeft onze input goed opgepikt en zijn voorstel op basis van eff-fill goed met ons afgestemd, wat geleid heeft tot een goed werkbaar resultaat.”

Jan heeft bovendien de eigenlijke verhuizing gecoördineerd. “Die is perfect volgens planning kunnen gebeuren. Ik zou de services van Jan zeker aanraden: hij heeft veel inzicht in hoe je dergelijke kasten inricht en hij begeleidt je ook op een rustige en efficiënte manier.”

Roel Konings, Hoofd Logistiek: “Via de verdeler van het magazijnsysteem kwamen we in contact met eff-fill. Zaakvoerder Jan De Graeve wist ons bij de eerste kennismaking te overtuigen van de meerwaarde van zijn werkwijze. We kregen een gedetailleerde offerte en Jan sprak op locatie ook nog eens alle stappen goed met ons door. We leverden onze data aan in de door hem gevraagde vorm en hij legde ons uit welke producten we in welke bakken konden leggen en hoe we die het best konden inrichten.

Het scheelt een hoop werk als je dat niet allemaal zelf moet bedenken, dat was een pak lastiger geweest. Met de ervaring van Jan kon de magazijninvulling meteen goed gebeuren. De hele inrichting is voorspoedig verlopen en na 1,5 dag kon het reguliere proces opnieuw opgestart worden.”

“Na een eerste kennismakingsgesprek met Jan was meteen duidelijk dat zijn services een meerwaarde zouden betekenen voor onze verhuis”, zegt Arie Nugteren, Spare Parts Sales verantwoordelijke bij HDW. “Tijdens de voorbereiding heeft Jan aan de hand van een paar voorbeelden kort en krachtig uitgelegd wat er van ons verwacht werd, meer bepaald welke gegevens nodig waren om op de juiste manier tewerk te gaan. Zodra het plan van aanpak klaar was, heeft Jan het met ons doorgesproken en het dan op onze vraag verder vanop afstand opgevolgd via TeamViewer. Dat ging perfect en deze manier van werken is ons prima bevallen. De uiteindelijke verhuis hebben we omwille van corona wat gespreid in de tijd, maar uiteindelijk zijn we heel tevreden over het resultaat, dat precies is zoals Jan het had aangegeven.”

Het is niet zo dat je bij een samenwerking met eff-fill alles uit handen geeft, aldus Arie: “Je moet zelf best nog een aantal zaken voorbereiden. Maar eff-fill was wel het ontbrekende stukje dat de hele verhuis snel, efficiënt en overzichtelijk heeft doen verlopen.”

“Jan heeft ooit voor ons de stock op orde gezet en hij maakt goed reclame voor zijn magazijnservices, dus het was snel een uitgemaakte zaak dat we op hem een beroep zouden doen voor de invulling van onze nieuwe magazijnlift”, zegt Ann Stroo.

“We hadden een specifieke eis om verschillende groepen van onderdelen per lade te combineren zodat we minder lades nodig zouden hebben en toch bepaalde onderdelen bij elkaar hielden. Dat vroeg heel wat puzzelwerk, maar Jan is ermee aan de slag gegaan en heeft via zijn softwareprogramma eff-fill ook effectief een oplossing gevonden. Maar daar bleef het niet bij: je krijgt niet alleen een bovenaanzicht en een schema voor een goede vulling, maar ook heel veel advies. Jan was erbij bij de inventarisatie vooraf en ook bij de uiteindelijke verhuis. Hij heeft ons alles stap voor stap goed uitgelegd. Als we alles zelf hadden gedaan, dan zou het niet alleen veel langer geduurd hebben, maar ook minder efficiënt gebeurd zijn. We zouden andere bedrijven zeker aanraden om van de ervaring en kennis van Jan gebruik te maken.”

Na een overname van 3 bedrijven besloot Wabtec zijn Nederlandse activiteiten in 1 service center te centraliseren, meer bepaald in Ede. Omdat het meeverhuizen van de oude paternostersystemen te kostelijk bleek, werden ook 2 nieuwe paternoster magazijnsystemen aangekocht. Deze waren hoger en hadden diepere planken dan de oude systemen.

“Toen ik bij Wabtec in dienst kwam, was men volop bezig met het organiseren van de magazijnverhuis”, vertelt Manager Suppy Chain and Demand Planning William Ruiter. “Maar omdat dit lastig en duur leek te gaan worden, hebben we uiteindelijk besloten om met iemand in zee te gaan die dit soort zaken al eerder had gedaan. Van bij mijn vorige werkgever had ik positieve ervaringen met Jan die aan de hand van zijn eff-fill proces een soortgelijk project in goede banen had geleid. Eén klein probleem: de fysieke verhuis stond al 7 weken later gepland. Maar Jan van eff-fill kwam nog dezelfde week bij ons langs en maakte een beperkte inventarisatie om de haalbaarheid van het project te beoordelen. Hij had al eerder een legbordmagazijn naar een shuttlesysteem verhuisd en een paternoster naar een shuttle, maar hij had het proces nog nooit uitgetekend van paternoster naar paternoster. Ook voor hem was het dus een uitdaging, maar het is hem wel gelukt. We kregen een stappenplan en van dat moment af is alles vlot verlopen, zowel de voorbereiding als de fysieke verhuis zelf waarbij Jan ons ook heeft begeleid. We zijn eind november netjes binnen de planning verhuisd en de maandag erop konden we weer aan de slag.”

“Via de leverancier van het systeem kwamen we bij Jan terecht. Meteen tijdens ons eerste gesprek werd duidelijk dat hij wel de expertise had en dat ons vermoeden klopte dat we dit goed doordacht moesten gaan aanpakken.
Ik denk dat Jan wel schrok van ons ambitieuze plan om in 1 maand tijd te verhuizen. Maar hij nam de handschoen op en heeft alles wat hij beloofde ook waargemaakt. Hij kreeg een strakke deadline, maar wij ook: we mochten zelf ook ons huiswerk gaan doen. Tussentijds hield hij de vinger aan de pols. Op de aangeleverde data kregen wij dezelfde dag nog feedback. De ochtend erop hing Jan aan de lijn om de verdere stappen met ons te bespreken. Hij voelde heel goed aan hoe hij ons aan de gang moest houden.
Alles wat we in ons magazijn wilden, zit erin en het is efficiënter. De volgende stap is om bewuster met onze voorraad om te gaan. Dat is mogelijk dankzij het betere overzicht dat we nu hebben.”

Omwille van de sterke groei de afgelopen tijd besloot de firma meer warehouse oppervlakte te creëren en doorlooptijd te versnellen met nieuwe systemen. Mark van Riet, supply chain project manager: “Even hebben we overwogen om die systemen op 10 werkdagen zelf te vullen. Dat had een heel strikte order picking planning vereist om productiestilstand
te vermijden. Al snel werd echter duidelijk dat Jan de klus veel sneller kon klaren met eff-fill en veel meer expertise had om het maximum uit de systemen te halen. Dat hebben we ook ondervonden: door een eigen beslissing – die Jan had afgeraden omwille de implicaties – werkt een systeem tijdelijk minder snel dan we hadden gewild. Het vullen van de
warehousesystemen nam uiteindelijk 1,5 dag in beslag. Vooral omdat Jan goed meedacht en zeer flexibel was. We konden hem ook in het weekend bereiken. Alles wat hij geleverd heeft, was duidelijk en van goede kwaliteit. Ik zou zijn services zeker aanraden.”