Robbie Broeren, Warehouse Manager: “Het was Kardex, de leverancier van de nieuwe magazijnlift, dat ons de magazijnservices van Jan De Graeve heeft aanbevolen. Bij de eerste kennismaking viel meteen zijn kennis van zaken op, waardoor we overtuigd raakten van zijn professionele aanpak. We beseften dat we zijn expertise goed konden gebruiken om onze voorraad efficiënter te gaan stockeren.

Jan gaf ons gedetailleerde instructies over welke informatie we moesten verstrekken en hoe we dat moesten doen. Na enige finetuning kregen we een plan van aanpak en labels om de transfer van de onderdelen naar de nieuwe magazijnkast gestructureerd te laten verlopen. Op de eerste twee dagen haalden we de onderdelen uit de oude rekken, zodat we op de derde dag het nieuwe systeem konden laden. We konden hierbij rekenen op de assistentie van Jan.

We kijken terug op een snelle en vlotte verhuizing. Jan’s expertise en duidelijke communicatie hebben ons heel wat werk bespaard. Hoewel er in het begin hier en daar nog wel eens een doosje verkeerd stond, zijn deze kinderziekten inmiddels verholpen en ervaren we zeker de voordelen van de nieuwe lift.”

Mike Holweg en Wouter Huiskamp: “We waren het er intern snel over eens dat we het wiel niet opnieuw zouden moeten uitvinden. En dus spraken we een halfjaar voor datum onze verhuisplannen door met Jan. Hij zei ons hoe gedetailleerd we onze voorraad moesten inventariseren voor een optimale invulling van het nieuwe magazijn. Zo konden we doelgericht aan de slag. In een opvolggesprek met Jan werden de laatste vragen en pijnpunten besproken. Hierbij gaf Jan een heldere uitleg over zijn virtuele magazijnvulling. Dat schiep vertrouwen: na een halfjaar voorbereiding waren we er klaar voor.

De verhuizing was met het magazijnteam vooraf goed doorgesproken. Elke gevulde lade werd zorgvuldig gecontroleerd. Met de eff-fill software van Jan en support van het Kardex IT-team werden de nieuwe data feilloos in onze beheersoftware opgeladen. De wisselwerking tussen Jan en Kardex zat goed. We hebben met z’n allen lange dagen gemaakt, maar op vier dagen was de klus geklaard.

Als ik één tip mag geven: verzamel de data van je warehouse vóór de aanschaf van een nieuw systeem en haal Jan er in een vroeg stadium bij. Zo wordt het mogelijk om op voorhand te berekenen hoeveel opslagcapaciteit er nodig is en vermijd je dat er te veel lades worden aangekocht! Jan heeft veel expertise en is creatief met het bedenken van oplossingen. Zijn enthousiasme werkt aanstekelijk en het is heel prettig om met hem samen te werken.”

“Dat magazijn wilden we met een big bang, op twee dagen tijd, gevuld krijgen”, zegt Michiel Bourgondiën, Dealer Support Manager. “Maar we beseften dat we het zelf niet voor elkaar zouden krijgen om op zo’n korte tijd de kast in te delen en alle onderdelen op een logische plek te leggen. Daarom riepen we de hulp in van Jan De Graeve. Hij begon ruim van tevoren met de voorbereiding, meer bepaald met het opmeten van alle onderdelen. Zo kon hij ons adviseren over de bakken die we nodig hadden en berekenen hoe die bakken op een efficiënte manier gevuld konden worden. We hadden best wel wat bijzondere vragen en wensen, wat het gepuzzel niet makkelijk maakte, maar ik ben ervan overtuigd dat het ons zonder de hulp van Jan nooit was gelukt om zo snel te verhuizen. Het was prettig om er iemand bij te hebben die het spelletje snapt. Jan is heel gedreven, kijkt wat je specifieke situatie is, pakt het grondig aan en zit erbovenop. Ik vergelijk hem een beetje met een blindengeleidehond. In de aanloop naar de verhuizing  zorgde hij voor rust en vertrouwen bij ons team.”

“Bij de vervanging van ons oude magazijnsysteem door twee Kardex Shuttle machines (VLM) rees de vraag hoe we alle onderdelen snel een nieuwe plek konden geven en de data vlot naar de nieuwe software konden migreren. Jan kwam met een oplossing, die bijzonder efficiënt is gebleken.

Omdat ons vorige warehouse ook reeds geautomatiseerd was, staken alle onderdelen al in bakken. We hoefden ze dus niet apart te verhuizen, maar konden gewoon de boxen uit het systeem nemen en in de nieuwe lades plaatsen. Jan berekende de meest efficiënte vulling en bezorgde ons voorgedrukte etiketten in de juiste pickvolgorde. Het was een kwestie van boxen picken, etiketten kleven en boxen inladen. Heel simpel en vlot. Nadien heeft Jan de data vanuit het oude systeem ook foutloos in de software van het nieuwe warehouse ingeladen, zodat ons magazijn snel weer helemaal operationeel was.

We zijn zeer tevreden over deze gang van zaken en zijn zeker geneigd om Jan opnieuw in te schakelen. Hij heeft trouwens al een voorbereidende capaciteitsberekening gedaan waarop we onze keuze voor een volgende machine zullen baseren.”

Zaakvoerder Kristof Van Laecke legt uit dat hij de hulp van Jan inriep om het bestaande magazijn in kaart te brengen en samen met hem te bekijken hoe de verhuis organisatorisch het best kon worden aangepakt. “Op basis van lijsten en opmetingen van onze toenmalige stock, heeft Jan de onderdelen ingedeeld in categorieën en een ideale volgorde voor de verhuis bepaald. Daarbij werd de nieuwe magazijnindeling rek per rek gesimuleerd, zodat wij perfect wisten welke onderdelen uit de oude rekken bijeen geplaatst moesten worden voor het nieuwe magazijn. De inbreng van Jan was zeer waardevol. Zonder zijn kennis en knowhow hadden we niet geweten hoe we zo’n groot verhuisproject succesvol konden aanpakken. Bij een gelijkaardig project zullen we in de toekomst dan ook zeer zeker opnieuw een beroep doen op de service van Jan.”

Martin Distelbrink is in het dagelijkse leven e-commerce & content manager bij YESSS Electrical. Voor de invulling van het nieuwe magazijn nam hij er graag de taak van projectmanager bovenop. “Veel van de artikelen die wij in voorraad hebben, leveren wij binnen 24 uur. Gezien de tijdsdruk om het centraal magazijn operationeel te krijgen, leek het ons handig om de hulp van een professional in te roepen.”

Martin nam Jan De Graeve onder de arm: “In een eerste fase leverden we Jan de ruwe data aan van de pakweg 3.500 magazijnartikelen. Al gauw bleek dat er extra informatie nodig was over de maten en gewichten van de onderdelen om tot een werkbaar resultaat te komen. Jan ging daarmee aan de slag om de optimale indeling van het magazijn te bepalen. Hij bereidde de lade-indelingen voor en dubbelcheckte alles vooraleer het magazijn effectief werd ingeladen.”

Martin is zeer tevreden over het resultaat en de snelheid waarmee het magazijn werd ingeladen. “Ook de upload van de nieuwe magazijnindeling in de Kardex-software was door Jan grondig voorbereid. Zo waren we snel operationeel.”

Purchase & Warehouse Manager François Tourbach: “Na de goedkeuring van de offerte verhuurde Jan ons een 3D-meettoestel waarmee we alle stukken konden opmeten. Dat was heel handig, want zonder meting is de term ‘klein’ of ‘groot’ eerder subjectief.

Op basis van de meetresultaten kregen we een idee van het percentage stukken dat in de toren zou passen en kon Jan bepalen hoe de onderdelen het best konden worden gestockeerd. Op het moment dat de stukken effectief moesten worden ingeladen, kwam Jan ter plaatse om ons op weg te zetten. We waren bijzonder goed voorbereid: dankzij de etiketten die Jan op voorhand had gedrukt, wisten we tijdens de verhuis precies waar elk stuk moest komen. Dat leverde op het moment zelf een mooie tijdswinst op. Bovendien wordt nu 90% in plaats van 50% van de volledige opslagcapaciteit gebruikt.

We zijn heel tevreden over de optimalisatie van ons magazijn. Als we één puntje anders zouden aanpakken, dan zouden we onze productiemedewerkers van bij het begin meer bij het project betrekken, zodat zij nadien meteen mee zijn met de nieuwe indeling van het magazijn. Maar wat de service van Jan betreft, zien we alleen maar voordelen. Dankzij zijn ervaring met andere bedrijven in uiteenlopende sectoren kon hij best practices met ons delen en ons geruststellen over het gebruik en de voordelen van ons nieuwe warehouse systeem. Jan was tijdens het hele traject ook heel bereikbaar en proactief. Hij was de motor achter dit project en heeft ervoor gezorgd dat onze planning werd gerespecteerd.”

“We hadden al snel begrepen dat we er kennis en ervaring bij moesten halen om veel gepuzzel, stilstand en chaos te voorkomen”, vertelt Martijn Noest, CEO en owner van Dertec. “Jan kwam ter plaatse de workload inschatten. Op basis van metingen en een lijst van onze minimum- en maximumvoorraden berekende hij met zijn eff-fill software de efficiëntste magazijninvulling. Op het moment van de verhuis zelf waren we 100% voorbereid. Onze medewerkers moesten alleen nog maar de onderdelen ophalen in het oude magazijn en ze in het nieuwe warehouse op hun juiste plek leggen. Alle instructies daarvoor waren terug te vinden op handige labels die Jan had voorbereid. De eerste dag kwam hij langs om ons op weg te helpen. Hij gaf ook duidelijke instructies om alle data in eff-fill Control te verwerken, zodat die correct aan ons ERP-systeem kon worden gekoppeld. Ook dat is heel vlot verlopen.”

Noest toont zich tevreden over de samenwerking met Jan De Graeve, die hij als “meedenkend, vriendelijk en creatief” omschrijft. “Jan was ook niet te beroerd om een extra inspanning te leveren op momenten dat het ons het beste uitkwam. Hij heeft samen met ons team voor de juiste oplossing gezorgd.”

Logistic Manager Bérengère Renier: “De service werd ons aangeraden door onze Nederlandse collega’s, die heel tevreden waren over de samenwerking met Jan. Na een eerste contact kwam Jan ter plaatse om zich op onze site een beeld te vormen van de omvang van de opdracht. Later in het traject heeft hij samen met één van onze medewerkers alle onderdelen in het magazijn opgemeten, om er daarna zijn berekeningssoftware eff-fill op los te laten. Dankzij deze calculatie wordt de vulling van de magazijnkast geoptimaliseerd. Het effectieve inladen van de stukken deden we zelf, maar Jan was heel beschikbaar voor vragen via Teams. Hij volgde alles heel nauw op. Dankzij zijn goede voorbereiding en instructies ging het vullen sneller dan verwacht: er was echt sprake van tijdswinst. Het hele proces heeft ons ook inzichten bijgebracht over hoe je een magazijn het best kunt inrichten. We zijn dan ook heel tevreden over het verloop.”