Martin Distelbrink is in het dagelijkse leven e-commerce & content manager bij YESSS Electrical. Voor de invulling van het nieuwe magazijn nam hij er graag de taak van projectmanager bovenop. “Veel van de artikelen die wij in voorraad hebben, leveren wij binnen 24 uur. Gezien de tijdsdruk om het centraal magazijn operationeel te krijgen, leek het ons handig om de hulp van een professional in te roepen.”

Martin nam Jan De Graeve onder de arm: “In een eerste fase leverden we Jan de ruwe data aan van de pakweg 3.500 magazijnartikelen. Al gauw bleek dat er extra informatie nodig was over de maten en gewichten van de onderdelen om tot een werkbaar resultaat te komen. Jan ging daarmee aan de slag om de optimale indeling van het magazijn te bepalen. Hij bereidde de lade-indelingen voor en dubbelcheckte alles vooraleer het magazijn effectief werd ingeladen.”

Martin is zeer tevreden over het resultaat en de snelheid waarmee het magazijn werd ingeladen. “Ook de upload van de nieuwe magazijnindeling in de Kardex-software was door Jan grondig voorbereid. Zo waren we snel operationeel.”

Purchase & Warehouse Manager François Tourbach: “Na de goedkeuring van de offerte verhuurde Jan ons een 3D-meettoestel waarmee we alle stukken konden opmeten. Dat was heel handig, want zonder meting is de term ‘klein’ of ‘groot’ eerder subjectief.

Op basis van de meetresultaten kregen we een idee van het percentage stukken dat in de toren zou passen en kon Jan bepalen hoe de onderdelen het best konden worden gestockeerd. Op het moment dat de stukken effectief moesten worden ingeladen, kwam Jan ter plaatse om ons op weg te zetten. We waren bijzonder goed voorbereid: dankzij de etiketten die Jan op voorhand had gedrukt, wisten we tijdens de verhuis precies waar elk stuk moest komen. Dat leverde op het moment zelf een mooie tijdswinst op. Bovendien wordt nu 90% in plaats van 50% van de volledige opslagcapaciteit gebruikt.

We zijn heel tevreden over de optimalisatie van ons magazijn. Als we één puntje anders zouden aanpakken, dan zouden we onze productiemedewerkers van bij het begin meer bij het project betrekken, zodat zij nadien meteen mee zijn met de nieuwe indeling van het magazijn. Maar wat de service van Jan betreft, zien we alleen maar voordelen. Dankzij zijn ervaring met andere bedrijven in uiteenlopende sectoren kon hij best practices met ons delen en ons geruststellen over het gebruik en de voordelen van ons nieuwe warehouse systeem. Jan was tijdens het hele traject ook heel bereikbaar en proactief. Hij was de motor achter dit project en heeft ervoor gezorgd dat onze planning werd gerespecteerd.”

“We hadden al snel begrepen dat we er kennis en ervaring bij moesten halen om veel gepuzzel, stilstand en chaos te voorkomen”, vertelt Martijn Noest, CEO en owner van Dertec. “Jan kwam ter plaatse de workload inschatten. Op basis van metingen en een lijst van onze minimum- en maximumvoorraden berekende hij met zijn eff-fill software de efficiëntste magazijninvulling. Op het moment van de verhuis zelf waren we 100% voorbereid. Onze medewerkers moesten alleen nog maar de onderdelen ophalen in het oude magazijn en ze in het nieuwe warehouse op hun juiste plek leggen. Alle instructies daarvoor waren terug te vinden op handige labels die Jan had voorbereid. De eerste dag kwam hij langs om ons op weg te helpen. Hij gaf ook duidelijke instructies om alle data in eff-fill Control te verwerken, zodat die correct aan ons ERP-systeem kon worden gekoppeld. Ook dat is heel vlot verlopen.”

Noest toont zich tevreden over de samenwerking met Jan De Graeve, die hij als “meedenkend, vriendelijk en creatief” omschrijft. “Jan was ook niet te beroerd om een extra inspanning te leveren op momenten dat het ons het beste uitkwam. Hij heeft samen met ons team voor de juiste oplossing gezorgd.”

Logistic Manager Bérengère Renier: “De service werd ons aangeraden door onze Nederlandse collega’s, die heel tevreden waren over de samenwerking met Jan. Na een eerste contact kwam Jan ter plaatse om zich op onze site een beeld te vormen van de omvang van de opdracht. Later in het traject heeft hij samen met één van onze medewerkers alle onderdelen in het magazijn opgemeten, om er daarna zijn berekeningssoftware eff-fill op los te laten. Dankzij deze calculatie wordt de vulling van de magazijnkast geoptimaliseerd. Het effectieve inladen van de stukken deden we zelf, maar Jan was heel beschikbaar voor vragen via Teams. Hij volgde alles heel nauw op. Dankzij zijn goede voorbereiding en instructies ging het vullen sneller dan verwacht: er was echt sprake van tijdswinst. Het hele proces heeft ons ook inzichten bijgebracht over hoe je een magazijn het best kunt inrichten. We zijn dan ook heel tevreden over het verloop.”

“Omdat we de overlast van de verhuis wilden beperken en zelf geen ervaring hadden met het beladen van magazijnkasten, vroegen we Jan om de voorbereiding in goede banen te leiden”, vertelt Stefan van der Stelt, Continuous Improvement Engineer. “Via een template konden we hem alle artikelinfo verstrekken, waarmee hij dan aan de slag ging om voor ons de ideale magazijninvulling te berekenen. Tussendoor hielden we regelmatig contact en konden we ook altijd bij hem terecht als we ergens tegenaan liepen.

Doordat wij heel snel wilden gaan, moesten we op de dag van de verhuis af en toe een ‘probleemartikel’ aan de kant parkeren en later terug oppikken. Daardoor hadden we hier en daar nog voorraadcorrecties nodig, maar dat weegt niet op tegen de tijdswinst die we hebben geboekt. Sommige bedrijven willen in een nieuw magazijn het liefst gefaseerd invullen en doen daar weken over. Wij daarentegen wilden een snelle inslag om snel weer te kunnen uitleveren aan onze klanten. Jan hielp ons daarbij door met ons mee te denken in de voorbereiding en door te pakken als we ergens tegenaan liepen. Ook zijn extra check achteraf vonden we heel waardevol. We zouden zijn service zeker aanraden aan bedrijven die de hinder van een verhuis beperkt willen houden.”

Dorota Müller, aankoopverantwoordelijke: “Aangezien de beschikbare opslagruimte relatief beperkt was, vonden we het belangrijk om van meet af aan alle capaciteit optimaal te benutten. Kardex, de leverancier van onze magazijnsystemen, raadde ons de services van Jan De Graeve aan. Hij heeft ons inderdaad goed geholpen om alle onderdelen optimaal te stockeren. Met zijn gespecialiseerde softwareprogramma eff-fill berekende hij voor elk onderdeel op basis van de afmetingen van het stuk, de ideale plaats in het magazijn.

Jan ging heel zelfstandig te werk en dacht goed mee na om voor onze specifieke situatie de beste oplossing te vinden. Hij is zeer bekwaam in zijn vak, zeer behulpzaam en ook heel aangenaam om mee samen te werken. Dankzij zijn intelligente manier van stockeren, vinden we nu alle onderdelen heel makkelijk terug en hebben we in ons magazijn zelfs nog ruimte over voor nieuwe stukken. Onze samenwerking heeft exact het resultaat opgeleverd dat we voor ogen hadden en ik zou het iedereen die een nieuw warehouse installeert of een bestaand magazijn verhuist zeker aanraden om met Jan in zee te gaan.”

Jochen Koelewijn, Operations Manager: “We hadden ooit zelf een dubbele liftkast gevuld met 600 unieke artikelen. Dat had toen dermate lang geduurd dat we bij de aankoop van de nieuwe shuttles, waarin nog meer stukken een plek moesten krijgen, meteen hebben beslist om naar een alternatieve oplossing uit te kijken. Via de leverancier van het magazijnsysteem kwamen we bij Jan De Graeve terecht.

In het begin stuurden we alle beschikbare informatie digitaal door zodat Jan een goede inschatting van de voorraden kon maken. Gelukkig konden we daarvoor heel wat data rechtstreeks uit ons eigen beheerpakket halen. De eerste milestone in het proces was dan het opmeten van de stukken. Op basis daarvan adviseerde Jan ons precies welke en hoeveel kunststofbakken we nodig hadden voor het opbergen van de stukken. Via de eff-fill software werd de meest efficiënte vulling berekend.”

Daarna volgden twee dagen fysieke verhuis van het magazijn. “De goede voorbereiding met eff-fill heeft ons maanden opstartperikelen bespaard. Het enige waar we tegenaan liepen, is dat sommige lades over hun maximumgewicht gingen. Maar ik heb vernomen dat Jan daar ondertussen een oplossing voor heeft uitgewerkt en nu ook de mogelijkheid aanbiedt om stukken niet alleen op voorhand te meten, maar ook te wegen zodat het ruimtegebruik in het magazijnsysteem nog meer kan worden geoptimaliseerd.

Hele proces heeft nog maar eens aangetoond hoe belangrijk een goed voorraadbeheer is. Hoe minder je voorraadbeheer op orde is, hoe complexer een magazijnoverzetting wordt. If you put shit in it, shit comes out. In dat opzicht zal een samenwerking met Jan voor veel bedrijven ook een eyeopener en een frisse, nieuwe start betekenen om hun voorraadbeheer van dan af professioneler aan te pakken.”

De laatste milestone in het verhuisproces was dat Jan alle data van het nieuwe magazijn communiceerde met de software. “Op vrijdag was de fysieke verhuis afgerond, op maandag hadden we een perfect draaiend systeem. Op voorhand bezorgt zo’n verhuis je kopzorgen, dus dat was een hele opluchting. Ik zou een samenwerking met Jan De Graeve zeker iedereen aanraden.”

Zaakvoerder Jan Ledaine: “We kennen Jan al lang: tijdens onze zoektocht naar een nieuwe magazijnoplossing zijn we zelfs nog samen naar een bepaald systeem gaan kijken zodat hij ons wat tips kon geven. Het was voor ons de evidentie zelf om hem bij de transformatie van ons magazijn in te schakelen.

Aan de hand van een inventarisatie van alle onderdelen, maakte Jan met zijn eff-fill software de berekening voor de efficiëntste magazijninvulling. Op basis van die gegevens kochten we de geschikte bakjes aan. Dankzij de goede voorbereiding ‒ Jan zorgde zelfs voor de voorgeprinte stickers voor op de bakjes ‒ konden we alle onderdelen op één dag verhuizen. Het was echt een opluchting dat alles er perfect in paste. Het systeem werkt perfect.

Ik heb de services van Jan al vaak aan concullega’s aanbevolen omdat ik oprecht heel tevreden ben over zijn werk. Met Jan mag je zeker zijn dat het in orde komt. Hij werkt zeer ordelijk en gestructureerd, weet heel goed waar hij mee bezig en heeft veel ervaring. Ook het feit dat hij met een eigen softwareprogramma werkt, vind ik een echte meerwaarde. Hij kent het van binnen en van buiten.”

Leo Franke, directeur: “We hadden zelf al wel ideeën hoe we het nieuwe magazijn zouden gaan verhuizen en inrichten, maar toen Jan langskwam heeft hij ons overtuigd dat er betere methoden bestonden. Dus zijn we met hem in zee gegaan.”

Omdat Technische Groothandel Post ook een baliefunctie heeft, moest bij de magazijninrichting niet alleen rekening gehouden worden met orderpicking, maar ook met oproep van stukken voor balieverkoop. “Dat maakte de inrichting ingewikkelder, maar Jan heeft onze input goed opgepikt en zijn voorstel op basis van eff-fill goed met ons afgestemd, wat geleid heeft tot een goed werkbaar resultaat.”

Jan heeft bovendien de eigenlijke verhuizing gecoördineerd. “Die is perfect volgens planning kunnen gebeuren. Ik zou de services van Jan zeker aanraden: hij heeft veel inzicht in hoe je dergelijke kasten inricht en hij begeleidt je ook op een rustige en efficiënte manier.”