„Weil wir eine Überbelastung durch den Umzug einschränken wollten und selbst keine Erfahrung mit dem Beladen der Lagerschränke hatten, baten wir Jan, die Vorbereitung in gute Bahnen zu lenken“, erzählt Stefan van der Stelt, Continuous Improvement Engineer. „Mittels einer Vorlage konnten wir ihm alle Artikelinformationen verschaffen, mit denen er sich dann an die Arbeit machte, um die ideale Lagerfüllung für uns zu berechnen. Zwischendurch hielten wir regelmäßig Kontakt und konnten uns auch jederzeit an ihn wenden, wenn wir etwas brauchten.

Weil wir sehr schnell vorgehen wollten, mussten wir am Umzugstag ab und zu ‚Problemartikel‘ an der Seite abstellen und später wieder abholen. Dadurch benötigten wir gelegentlich noch Vorratskorrekturen, aber das wiegt nicht gegen den Zeitgewinn auf, den wir erzielt haben. Einige Firmen möchten ein neues Lager am liebsten in Phasen füllen, und brauchen wochenlang dafür. Wir wollten stattdessen eine schnelle Einlagerung, um rasch wieder an unsere Kunden ausliefern zu können. Jan half uns dabei, indem er bei der Vorbereitung mit uns mitdachte und stets eine Lösung suchte, wenn wir auf Hindernisse stießen. Auch seine zusätzliche Prüfung im Nachhinein fanden wir sehr wertvoll. Wir würden seinen Service für Unternehmen, die die Behinderung durch einen Umzug beschränken wollen, ganz sicher weiterempfehlen.“

Jochen Koelewijn, Operations Manager: „Wir hatten schon einmal selbst einen doppelten Aufzugsschrank mit 600 einzigartigen Artikeln gefüllt. Das hat damals dermaßen lang gedauert, dass wir beim Kauf der neuen Shuttles, in denen noch mehr Stücke einen Platz bekommen mussten, direkt beschlossen haben, eine alternative Lösung zu suchen. Über den Lieferant des Lagersystems gelangten wir zu Jan De Graeve.

Anfangs übermittelten wir alle verfügbaren Informationen digital, damit Jan die Vorräte gut einschätzen konnte. Glücklicherweise konnten wir dafür sehr viele Daten direkt aus unserem eigenen Verwaltungspaket holen. Der erste Meilenstein im Prozess war dann die Vermessung der Stücke. Auf dieser Grundlage riet uns Jan genau, welche und wie viele Kunststoffbehälter wir für die Aufbewahrung der Stücke brauchten. Über die eff-fill-Software wurde die effizienteste Füllung berechnet.“

Danach folgten zwei Tage der physischen Übersiedlung des Lagers. „Die gute Vorbereitung mit eff-fill hat uns monatelange Startprobleme erspart. Unser einziges Problem ist, das einige Laden ihr Höchstgewicht überschritten hatten. Aber ich habe gehört, dass Jan in der Zwischenzeit eine Lösung hierfür ausgearbeitet hat und jetzt auch die Möglichkeit anbietet, Stücke nicht nur im Vorhinein zu messen, sondern auch abzuwiegen, sodass die Raumnutzung im Lagersystem noch mehr optimiert werden kann.

Der ganze Prozess hat wieder einmal bewiesen, wie wichtig eine gute Vorratsverwaltung ist. Je schlechter Ihre Vorratsverwaltung ist, desto komplexer wird einer Lagerumzug werden. If you put shit in it, shit comes out. In dieser Hinsicht wird eine Zusammenarbeit mit Jan für viele Firmen auch die Augen öffnen und dazu führen, dass die Vorratsverwaltung ab diesem Zeitpunkt professioneller in Angriff genommen wird.“

Der letzte Meilenstein im Umzugsprozess war, dass Jan alle Daten des neuen Lagers mit der Software kommuniziert hat. „Am Freitag war der physische Umzug abgeschlossen und am Montag hatten wir ein perfekt laufendes System. Im Vorhinein zerbricht man sich den Kopf über einen solchen Umzug, und somit war das eine große Erleichterung. Ich würde eine Zusammenarbeit mit Jan De Graeve sicherlich allen Firmen weiterempfehlen.“

Geschäftsführer Jan Ledaine: „Wir kennen Jan schon lange. Bei unserer Suche nach einer neuen Lagerlösung haben wir uns sogar noch gemeinsam ein bestimmtes System angesehen, damit er uns einige Tipps geben konnte. Es war für uns selbstverständlich, ihn für die Umstellung unseres Lagers in Anspruch zu nehmen.

Anhand einer Inventarisierung aller Bestandteile führte Jan mit seiner eff-fill-Software die Berechnung für die effizienteste Lagerfüllung durch. Auf Grundlage dieser Daten kauften wir die geeigneten Behälter. Durch die gute Vorbereitung ‒ Jan sorgte selbst für die vorgedruckten Aufkleber für die Behälter ‒ konnten wir alle Bestandteile an einem Tag übersiedeln. Es war wirklich eine Erleichterung, dass alles perfekt hineinpasste. Das System funktioniert perfekt.

Ich habe die Dienste von Jan schon oft an Mitbewerber empfohlen, weil ich aufrichtig sehr zufrieden mit seiner Arbeit bin. Mit Jan kann man sich darauf verlassen, dass alles in Ordnung kommt. Er arbeitet sehr ordentlich und strukturiert, weiß sehr gut, was er tut und hat viel Erfahrung. Auch die Tatsache, dass er mit einem eigenen Softwareprogramm arbeitet, halte ich für einen echten Mehrwert. Er kennt sie in- und auswendig.“

Leo Franke, Direktor: „Wir hatten selbst bereits einige Vorstellungen darüber, wie wir das neue Lager übersiedeln und einrichten würden, aber als Jan kam, hat er uns davon überzeugt, dass es bessere Methoden gibt. Also haben wir uns zu einer Zusammenarbeit mit ihm entschlossen.”

Weil der Technische Groothandel Post auch eine Schalterfunktion hat, musste bei der Lagereinrichtung nicht nur die Kommissionierung berücksichtigt werden, sondern auch der Abruf von Teilen für den Schalterverkauf. „Dies machte die Einrichtung komplizierter, aber Jan hat unsere Informationen perfekt berücksichtigt und seinen Vorschlag gut mit uns abgestimmt, was zu einem optimal machbaren Ergebnis geführt hat.”

Jan hat zudem den eigentlichen Umzug koordiniert. „Dieser ist perfekt gemäß der Planung verlaufen. Ich würde die Dienste von Jan ganz sicher empfehlen: er hat nämlich einen guten Einblick, wie man derartige Schränke einrichtet und er begleitet einen auch auf eine ruhige und effiziente Weise.”

Roel Konings, Abteilungsleiter Logistik: „Über den Anbieter des Lagersystems kamen wir in Kontakt mit eff-fill. Geschäftsführer Jan De Graeve konnte uns beim ersten Kennenlernen vom Mehrwert seiner Vorgehensweise überzeugen. Wir bekamen eine detaillierte Offerte und Jan hat vor Ort noch einmal alle Schritte detailliert mit uns besprochen. Wir lieferten unsere Daten in der von ihm verlangten Form und er erklärte uns, welche Produkte wir in welche Behälter legen konnten und wie wir diese am besten einrichten konnten.

Es ist eine große Arbeitserleichterung, wenn man das nicht allein machen muss. Das wäre wesentlich schwieriger gewesen. Mit der Erfahrung von Jan war die Lagerfüllung von Anfang an gut. Die ganze Einrichtung ist reibungslos verlaufen und nach 1,5 Tagen konnte der reguläre Prozess wieder gestartet werden.“

„Nach einem ersten Gespräch mit Jan war sofort deutlich, dass seine Dienstleistungen einen Mehrwert für unseren Umzug bedeuten würden“, erklärt Arie Nugteren, Spare Parts Sales-Verantwortlicher bei HDW. „Während der Vorbereitung hat Jan anhand einiger Beispiele kurz und kräftig erklärt, was von uns erwartet wurde, genauer gesagt, welche Daten erforderlich waren, um auf die korrekte Weise vorzugehen. Sobald der Ablaufplan fertigt war, hat Jan diesen mit uns besprochen und dann auf unsere Bitte aus der Ferner über TeamViewer weiterverfolgt. Das funktionierte perfekt und diese Arbeitsweise hat uns sehr gefallen. Den schlussendlichen Umzug haben wir aufgrund von Corona zeitlich etwas gestreut, aber schlussendlich sind wir mit dem Ergebnis – das genauso ist, wie Jan versprochen hatte – sehr zufrieden.“

„Es ist nicht so, dass man bei einer Zusammenarbeit mit eff-fill alles aus der Hand gibt“, fährt Arie fort. „Man muss selbst noch einiges vorbereiten. Aber eff-fill war wohl das fehlende Puzzleteil, das dafür gesorgt hat, dass der ganze Umzug schnell, effizient und übersichtlich vor sich ging.“

„Jan hat früher einmal den Lagerbestand geordnet und er macht gute Werbung für seine Lagerdienstleistungen. Also war rasch entschieden, dass wir ihn für die Füllung unseres neuen Lagerliftes in Anspruch nehmen würden“, erklärt Ann Stroo.

„Wir hatten eine spezifische Forderung, um verschiedene Gruppen von Bestandteilen pro Lade zu kombinieren, sodass wir weniger Laden benötigen und doch bestimmte Bestandteile beieinander hielten. Das erforderte einige Tüftelei, aber Jan hat sich an die Arbeit gemacht und hat über sein Softwareprogramm eff-fill auch tatsächlich eine Lösung gefunden. Aber dabei ist es nicht geblieben: man bekommt nicht nur eine Oberansicht und ein Schema für die gute Füllung, sondern auch sehr viele Ratschläge. Jan war bei der vorausgehenden Inventarisierung und auch beim schlussendlichen Umzug dabei. Er hat uns alles Schritt für Schritt erklärt. Wenn wir alles selbst gemacht hätten, hätte es nicht nur viel länger gedauert, sondern es wäre auch weniger effizient geschehen. Wir würden anderen Unternehmen sicher empfehlen, die Erfahrung und das Wissen von Jan zu nutzen.“

Nach einer Übernahme von 3 Betrieben beschloss Wabtec, seine niederländischen Aktivitäten in 1 Servicezentrum zu zentralisieren, genauer gesagt in Ede. Weil sich die Übersiedlung der alten Paternostersysteme als zu kostspielig erwies, wurden auch 2 neue Paternoster-Lagersysteme erworben. Diese waren höher und hatten tiefere Regalböden als die alten Systeme.

„Als ich bei Wabtec begonnen habe, war man vollauf mit der Organisation des Lagerumzugs beschäftigt“, erzählt Supply Chain and Demand Planning Manager William Ruiter. „Aber weil dies schwierig und teuer geworden wäre, haben wir schlussendlich beschlossen, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der bereits entsprechende Erfahrung hatte. Bei meinem vorigen Arbeitgeber hatte ich positive Erfahrungen mit Jan gemacht, der anhand seines eff-fill-Prozesses ein ähnliches Projekt in gute Bahnen gelenkt hatte. Ein kleines Problem: der physische Umzug war bereits 7 Wochen später geplant. Aber Jan kam noch in derselben Woche bei uns vorbei und erstellte eine beschränkte Inventarisierung, um die Machbarkeit des Projektes zu beurteilen. Er hatte bereits zuvor ein Regallager in ein Shuttlesystem übersiedelt und ein Paternostersystem in ein Shuttle, aber er hatte den Prozess noch niemals von Paternoster zu Paternoster ausgearbeitet. Auch für ihn war es folglich eine Herausforderung, aber es ist ihm gut gelungen. Wir bekamen einen Stufenplan und von diesem Moment an ist alles reibungslos verlaufen, sowohl die Vorbereitung als auch der physische Umzug selbst, bei dem uns Jan ebenfalls begleitet hat. Wir sind Ende November plangemäß umgezogen und am darauffolgenden Montag konnten wir wieder mit der Arbeit beginnen.“

„Über den Lieferanten des Systems gelangten wir zu Jan. Schon während unseres ersten Gespräches wurde deutlich, dass er sehr wohl über die nötige Expertise verfügte und dass unsere Vermutung, dass wir dies gut durchdacht in Angriff nehmen mussten, stimmte.
Ich glaube, dass Jan von unserem ehrgeizigen Plan, in nur 1 Monat zu übersiedeln, erschrocken war. Aber er hat sich eingesetzt und alles, was er versprochen hatte, auch in die Tat umgesetzt. Er bekam eine straffe Deadline, aber wir auch: wir mussten auch selbst unsere Hausaufgaben machen. In der Zwischenzeit behielt er alles im Auge. Auf die angelieferten Daten bekamen wir am selben Tag noch Feedback. Am folgenden Morgen rief Jan schon an, um die weiteren Schritte mit uns zu besprechen. Er hatte ein gutes Gespür dafür, wie er uns in Gang halten musste.
Alles, was wir in unserem Lager wollten, befindet sich darin und es ist effizienter. Der folgende Schritt ist ein bewussterer Umgang mit unserem Lagerbestand. Dies ist möglich, weil wir jetzt eine bessere Übersicht haben.”

Aufgrund des starken Wachstums der vergangenen Zeit beschloss die Firma, mehr Lagerfläche zu schaffen und die Durchlaufzeit mit neuen Systemen zu beschleunigen. Mark van Riet, Supply Chain-Projektmanager: “Wir haben kurz überlegt, diese Systeme in 10 Werktagen selbst zu füllen. Dies hätte eine sehr strikte Kommissionierungsplanung erfordert, um einen Produktionsstillstand zu vermeiden. Rasch wurde jedoch deutlich, dass Jan die Aufgabe viel schneller erledigen konnte und wesentlich mehr Expertise hatte, um das Maximum aus den Systemen zu holen. Das konnten wir auch tatsächlich feststellen: durch eine eigene Entscheidung – von der uns Jan aufgrund der Auswirkungen abgeraten hatte – funktioniert ein System vorübergehend weniger schnell, als wir gewollt hatten. Das Füllen der Lagersysteme nahm schlussendlich 1,5 Tage in Anspruch. Vor allem, weil Jan gut mitdachte und sehr flexibel war. Wir konnten ihn auch am Wochenende erreichen. Alles, was er geliefert hat, wies deutlich eine gute Qualität auf. Ich würde seine Dienste ganz sicher empfehlen.”