Vor einigen Monaten beschloss Shake-Hand, sein 1.900 m2 großes Lager mit ungefähr 6.600 Artikelreferenzen auf ein automatisches Lagersystem umzustellen (2 x Kardex LR 35). Um die erste Füllung der Lagerkästen in gute Bahnen zu lenken, nahm die Firma den spezialisierten eff-fill-Service von Jan De Graeve in Anspruch. Eff-fill ist der Name des Softwarepakets, das Jan speziell für das optimale Füllen von Lagern entwickelt hat. “Wir sahen der Umstellung
ehrlich gesagt mit Schrecken entgegen, aber es ist alles schnell und gut verlaufen”, erklärt Niek Lerou von Shake-Hand. “Auf Basis unserer Inventarisierung schlug Jan uns die am besten geeignete Füllung des neuen Lagers vor, mit damit verknüpften Kommissionierungslisten. Nach dem Umzug führte er noch eine Positionskontrolle mit der eff-fill Controller-Software aus. Nach einer gründlichen Vorbereitung konnten wir in nur 1 Woche alles kommissionieren, prüfen und in unser Verwaltungssystem eingeben. Wir konnten dabei stets auf eine offene und deutliche Kommunikation seitens Jan zählen.”

Über den Händler ihres Lagersystems gelangte das Unternehmen zur Jan De Graeve BVBA. Die Firma setzte ihn für die Umstellung ihres Regalbodenlagers auf ein nagelneues Shuttlesystem (2 x Kardex Shuttle) ein. William Ruiter erläutert, wie die Vorbereitung und der Umzug selbst genau vor sich gingen. “Wir haben zuerst gemeinsam mit Jan alle Stücke im Lager inventarisiert, worauf Jan einen Maßnahmenplan ausgearbeitet hat. Während des Umzugs selbst half er mit dem Etikettieren und Verlagern des Materials, um es danach in unser Verwaltungspaket einzugeben. Kleine Problemchen wurden direkt gelöst. Nach höchstens 3 Tagen konnte unser neues Lager in Betrieb gehen.”

William Ruiter sagt, dass er die Beratung von Jan für sehr wertvoll hielt. “Sicher, wenn man keine Erfahrung mit Umstellungsprozessen hat, ist dies eine sehr willkommene Hilfe. Die Erfahrung lehrt, dass externe Berater gelegentlich viel Geld kosten im Vergleich zu dem, was sie bringen, aber bei Jan war dies keinesfalls so. Er versteht seine Sache und geht ohne viel Tamtam sehr pragmatisch vor.”

“Das verlief einwandfrei”, erzählt Benjamin de Chilly. “Jan verwendet eine gute Software und er selbst steht für Hilfe und Beratung stets zur Verfügung. Auf Basis der Abmessungen der Teile, unseren Mindestlagerbestand und der von uns jährlich bestellten Stückzahl unterbreitete uns Jan zuerst einen Vorschlag, welche Behälter wir am besten verwenden
konnten und wie viel Stück pro Behälter realistisch sind. Seine Berechnungen mit eff-fill bestätigten, dass wir die richtigen Systeme gewählt hatten. Danach organisierte er das Einladen der Kästen. Jeder Standort war im Vorhinein festgelegt worden. Ehrlich gesagt, wenn wir das manuell tun hätten müssen, wäre uns das niemals gelungen. Oder dann
hätte es uns in jedem Fall viel Zeit gekostet. Es gab eine geringfügige Differenz zwischen den ursprünglichen Listen, die wir Jan übermittelt hatten und der schlussendlichen vorrätigen Stückzahl, aber auch das wurde gut gelöst. Wir hatten auch noch zwei Paternoster-Systeme, die von festen zu dynamischen Standorten übertragen werden mussten. Nach der neuen Einteilung folgte eine Gegenprüfung mit eff-fill Controller, um zu sehen, ob alle Stücke auch tatsächlich an der richtigen Stelle lagen. Das Füllen der Kästen ist perfekt verlaufen.”

“Jan war ziemlich kurzfristig verfügbar”, erzählt Amélie Daubremé. “Er machte zuerst eine Analyse des Lagers. Auf Basis der von uns angelieferten Daten über Umfang und Anzahlen der Teile und Abmessungen der Behälter erstellte Jan mit der eff-fill-Software ein Roadbook für den Umzug. Damit konnten wir unsere Umzugsteams zusammenstellen.
Durch das zuverlässige Roadbook konnten sie effizient arbeiten und erfolgte der Umzug innerhalb der geplanten Frist. Zum Schluss folgte eine Gegenprüfung mit eff-fill-Controller, sodass die Fehlerquote besonders klein war. Die Interaktion zwischen den Teams und Jan war sehr gut und Jan stand auch jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu beantworten.”

“Mit diesen zwei Fragen sind wir bei Jan und seinem eff-fill-Softwareprogramm gelandet”, erklärt Michel Huet. “Wir besprachen gemeinsam, wie wir die vorbereitende Inventarisierung des Lagerbestandes am besten durchführen können. Die Inventarisierungslisten mit allen Parametern, wie beispielsweise Art des Teils, Familie und Abmessungen übermittelten wir an Jan. Auf Basis davon schlug er die effizienteste Lagereinteilung vor. Der Umzug selbst ist dadurch zügig verlaufen: alles war in den richtigen Behältern bereit, versehen mit den korrekten Etiketten. Wir konnten die Kasten einfach füllen, ohne zu diesem Zeitpunkt noch über den besten Platz für jeden Teil nachdenken zu müssen. In nur zwei Tagen war alles fertig, ohne Fehler oder Probleme. Am dritten Tag waren das Kardex-System und unsere Software operativ. Insgesamt haben wir 2.309 Teile in 65 Kardex-Plateaus übersiedelt.”

“Im Vorfeld dieses Umzugs sind wir bei Jan gelandet”, erzählt Michaël Marchandise. “Genauer gesagt für die Übersiedlung unseres Lagerbestandes, der am alten Standort in Regalen lag, im neuen Lager jedoch in zwei Kardex-Schränken untergebracht werden musste. Jan hatte deutlich Erfahrung mit solchen Aufträgen.

Nach einem ersten Kennenlernen beriet er uns, wie wir die Übersiedlung in verschiedenen Schritten in Angriff nehmen konnten. Wir übermittelten ihm unsere Lagerbestandsliste, die er mit zusätzlichen Informationen ergänzte, um jeden Artikel im Nachhinein gut lokalisieren zu können. Über sein Softwareprogramm eff-fill teilte er daraufhin jedem Bestandteil einen
logischen Platz im Kardex-Schrank zu, sodass wir den verfügbaren Platz optimal nutzen konnten. Sämtliche Informationen wurden in unser Verwaltungspaket geladen und Jan sorgte für praktische Umzugsetiketten und eine Entnahmeliste auf Basis der neuen Standorte.”

Auch beim Umzug selbst war Jan anwesend, um eventuelle Probleme direkt lösen zu können. “Aber er tat viel mehr als das!”, erklärt Michaël Marchandise. “So schuf er Unterteilungen in den Kardex-Laden und half, wo er nur konnte. Der Umzug ist wirklich reibungslos verlaufen und wir sind sehr froh, dass wir uns an Jan gewendet haben. Wir haben Jan mittlerweile bereits an andere Firmen weiterempfohlen.”

Peter Thienpondt: “Jan hat damit Erfahrung und kommt zudem aus der Branche der Landwirtschaftsmechanisierung. Vor dem Umzug hat Jan unseren vollständigen Lagerbestand inventarisiert, um danach im neuen System möglichst wenig Platz zu verlieren. In dieser Hinsicht waren wir erfolgreich. Nachträglich hat sich jedoch herausgestellt, dass durch den Fokus auf die Platzeinsparung die Einteilung des Lagers nicht gänzlich auf unsere Arbeitsweise abgestimmt war. Wir suchen nämlich nicht jedes Stück, das wir benötigen, auf dem Computer, sondern wählen die Teile auch oft nach dem Augenmaß. Das ist das Einzige, das wir nachträglich gesehen anders gemacht hätten: Gruppen in unserer Datenbank
erstellen, sodass wir auch in unserem Lager mehr in Gruppen sortieren können. Das ist vielleicht weniger effizient im Hinblick auf die Ausfüllung des Raums, wohl aber einfacher für unsere Arbeitsweise. Schlussfolgerung: im Hinblick auf die Anordnung hätte unsere Arbeitsweise mehr berücksichtigt werden müssen. Ich habe Jan hierauf angesprochen, damit er dies nötigenfalls bei neuen Projekten anwenden kann. Die Inventarisierung und der Umzug selbst sind zügig verlaufen.”