« Comme nous voulions limiter les désagréments du déménagement et n’avions aucune expérience du remplissage des armoires de magasin, nous avons demandé à Jan d’assurer la préparation », explique Stefan van der Stelt, Continuous Improvement Engineer. « Grâce à une template, nous avons pu lui fournir toutes les informations sur les différents articles, ce qui lui a permis ensuite d’organiser au mieux le magasin. Nous sommes ensuite restés régulièrement en contact et pouvions aussi le contacter en cas de problème.

Comme nous voulions aller très vite, nous avons dû de temps en temps, le jour du déménagement, laisser de côté un article qui posait problème pour y revenir ensuite. Cela a alors encore nécessité quelques corrections des stocks ça et là, mais ce n’est rien par rapport au gain de temps que nous avons réalisé. Certaines entreprises préfèrent organiser un nouveau magasin en plusieurs phases, ce qui leur prend plusieurs semaines. De notre côté, nous voulions aller vite pour pouvoir reprendre rapidement les livraisons à nos clients. Jan nous a aidés dans ce cadre en participant à la préparation et en intervenant chaque fois que nous rencontrions un problème. Son contrôle supplémentaire a posteriori a aussi été très précieux. Nous recommanderions certainement ses services aux entreprises désireuses de limiter autant que possible les désagréments d’un déménagement. »

Jochen Koelewijn, Operations Manager: « Nous avions déjà rempli un jour une double armoire ascenseur avec 600 articles uniques mais cela nous avait pris tellement de temps que nous avons directement décidé, à l’achat des nouvelles shuttles devant accueillir encore plus de pièces, de chercher une autre solution et le fournisseur du système de magasin nous a alors parlé de Jan De Graeve.

Au début, nous avons envoyé toutes les informations disponibles sous forme digitale pour que Jan puisse faire une bonne estimation des stocks. Heureusement, nous avons pu pour cela extraire directement beaucoup de données de notre propre logiciel de gestion. La première grande étape du processus consistait à mesurer les pièces. À partir de là, Jan nous a conseillés précisément sur les bacs en plastique dont nous avions besoin pour stocker les pièces et le logiciel eff-fill a calculé l’organisation la plus efficace. »

Ont suivi ensuite deux jours de déménagement physique du magasin. « La bonne préparation avec eff-fill nous a fait gagner plusieurs mois. Le seul problème que nous avons rencontré, c’est que certains tiroirs dépassaient le poids maximal. Mais j’ai appris que Jan avait entre-temps trouvé une solution et propose désormais aussi la possibilité de mesurer non seulement les pièces à l’avance mais aussi de les peser pour optimiser encore l’utilisation de l’espace dans le système de magasin.

L’ensemble du processus a une fois de plus démontré toute l’importance d’une bonne gestion des stocks. Moins la gestion des stocks est bonne, plus la conversion d’un magasin est complexe. Si c’est mauvais au départ, ce sera mauvais à l’arrivée. Dans ce domaine, une collaboration avec Jan sera très instructive pour de nombreuses entreprises et signifiera le début d’une gestion plus professionnelle de leurs stocks. »

Dans le cadre de la dernière grande étape du processus de déménagement, Jan a communiqué toutes les données du nouveau magasin au logiciel. « Le vendredi, le déménagement physique était terminé et le lundi, nous avions un système parfaitement opérationnel. La préparation d’un tel déménagement n’est pas sans provoquer quelques maux de tête et c’était donc un réel soulagement. Je recommanderais certainement à tout le monde de faire appel à Jan De Graeve. »

Jan Ledaine, gérant : « Nous connaissons Jan depuis longtemps. Nous avons même encore étudié ensemble un certain système lors de notre recherche d’une nouvelle solution de magasin pour qu’il puisse nous donner quelques conseils. Faire appel à Jan pour la transformation de notre magasin était pour nous une évidence.

À partir d’un inventaire de toutes les références, Jan et son logiciel eff-fill ont calculé l’organisation la plus efficace du magasin et nous avons alors pu, à partir de là, acheter les bons bacs. Grâce à la bonne préparation – Jan a même fourni les stickers préimprimés pour les bacs – nous sommes parvenus à déménager toutes les pièces en une seule journée. Tout s’est parfaitement déroulé et c’était un vrai soulagement. Le système fonctionne parfaitement.

J’ai déjà souvent recommandé les services de Jan à d’autres sociétés parce que je suis vraiment satisfait de son travail. Avec Jan, vous avez la certitude que tout sera en ordre. Il travaille de manière très ordonnée et structurée, connaît parfaitement son métier et a beaucoup d’expérience. Le fait qu’il travaille avec son propre logiciel apporte aussi une vraie plus-value je trouve puisqu’il le connaît comme personne. »

Leo Franke, directeur : « Nous avions déjà quelques idées sur le déménagement et l’aménagement du nouveau magasin, mais Jan nous a convaincus qu’il existait de meilleures méthodes et nous lui avons fait confiance. »

Comme Technische Groothandel Post a aussi une fonction de comptoir, l’aménagement du magasin devait tenir compte non seulement de la préparation des commandes, mais aussi de la recherche de pièces pour la vente au comptoir. « Cela a rendu l’aménagement plus compliqué, mais Jan a tenu compte de nos exigences et y a adapté sa proposition, avec un excellent résultat au final. »

Jan a par ailleurs coordonné le déménagement proprement dit. « Tout s’est déroulé parfaitement comme prévu. Je recommanderais certainement les services de Jan qui sait parfaitement comment aménager de telles armoires et vous accompagne aussi calmement et efficacement. »

Roel Konings, Responsable Logistique : « C’est le distributeur du système de magasin qui nous a parlé d’eff-fill et  son gérant Jan De Graeve nous a convaincus dès notre première rencontre de la valeur ajoutée de sa méthode. Nous avons reçu une offre détaillée et Jan a encore parcouru toutes les étapes avec nous sur place. Nous avons fourni nos données dans la forme demandée et il nous a expliqué les produits qui pouvaient aller dans tel ou tel bac et comment nous pouvions tout aménager au mieux.

Ne pas devoir penser à tout soi-même, ça change tout. Sans Jan, tout aurait été bien plus compliqué. Grâce à son expérience, nous avons pu commencer directement à remplir le magasin. Tout l’aménagement s’est fait très vite et nous avons pu relancer tout le processus après 1 jour et demi seulement. »

« Un premier entretien avec Jan a permis de constater que ses services pouvaient clairement nous apporter une valeur ajoutée dans le cadre de notre déménagement », explique Arie Nugteren, responsable Spare Parts Sales chez HDW. « Pendant la préparation, Jan a expliqué brièvement mais aussi très précisément à l’aide d’exemples ce qu’il attendait de nous, en particulier les données nécessaires pour procéder correctement. Une fois le plan d’approche prêt, Jan l’a parcouru avec nous et, à notre demande, a tout suivi à distance avec TeamViewer. Tout s’est parfaitement déroulé et cette manière de travailler nous a pleinement satisfaits. Coronavirus oblige, le déménagement a dû être quelque peu étalé dans le temps mais nous sommes finalement très contents du résultat qui est exactement conforme à ce que Jan avait annoncé. »

Collaborer avec eff-fill ne veut pas dire que vous n’avez rien à faire, explique Arie : « Vous devez préparer un certain nombre de choses, mais eff-fill représentait clairement le chaînon manquant pour un déménagement rapide, efficace et clair. »