Martin Distelbrink est au quotidien e-commerce & content manager chez YESSS Electrical. Il a également endossé le rôle de chef de projet pour l’aménagement du nouvel entrepôt. « Beaucoup des articles que nous avons en stock sont livrés dans les 24 heures. Vu les délais impartis pour rendre l’entrepôt central opérationnel, nous avons pensé qu’il serait utile de faire appel à un professionnel. »

Martin a donc fait appel à Jan De Graeve : « Nous avons dans un premier temps fourni les données brutes des quelque 3.500 articles de l’entrepôt à Jan. Très vite, il est apparu qu’il avait besoin d’informations supplémentaires sur les dimensions et le poids des pièces pour obtenir un résultat exploitable. Jan s’en est alors servi pour déterminer l’organisation optimale de l’entrepôt. Il a préparé la disposition des tiroirs et a tout vérifié deux fois avant de remplir concrètement l’entrepôt. »

Martin est très content du résultat et de la vitesse à laquelle l’entrepôt a été rempli. « Le téléchargement de la nouvelle organisation de l’entrepôt dans le logiciel Kardex a aussi été préparé soigneusement par Jan, ce qui nous a permis d’être rapidement opérationnels. »

François Tourbach, Purchase & Warehouse Manager : “Une fois l’offre acceptée, Jan nous a loué un appareil de mesure en 3D qui nous a permis de mesurer toutes les pièces. C’était très pratique car sans cela, le terme « petit » ou « grand » était plutôt subjectif.

Les résultats des mesures nous ont alors donné une idée du pourcentage de pièces pouvant entrer dans la tour et Jan a pu déterminer la meilleure façon de stocker les pièces. Au moment de charger effectivement les pièces, Jan est venu sur place pour nous mettre sur la voie. Nous étions particulièrement bien préparés : grâce aux étiquettes que Jan avait imprimées à l’avance, nous savions exactement pendant le déménagement où chaque pièce devait aller, ce qui nous a permis de réaliser un précieux gain de temps.

Nous sommes très contents de l’optimisation de notre magasin. Si nous devions changer une seule chose dans notre approche, nous impliquerions nos collaborateurs de production dès le début du projet afin qu’ils soient parties prenantes du projet et qu’ils soient plus rapidement convaincus de l’intérêt du Kardex. Mais pour ce qui est du service de Jan, nous ne voyons que des avantages. Grâce à son expérience avec d’autres entreprises actives dans différents secteurs, Jan a partagé les meilleures pratiques et nous a rassuré sur l’utilisation et les avantages de notre nouveau système de magasin. Jan a aussi été très disponible et proactif pendant tout le processus. Il a été un interlocuteur important du projet et nous a permis de respecter notre planning. »

« Nous avons très vite compris que nous avions besoin d’une personne extérieure spécialisée et expérimentée si nous voulions éviter les prises de tête, les temps d’arrêt, voire le chaos », explique Martijn Noest, CEO et propriétaire de Dertec. « Jan est d’abord venu évaluer la charge de travail sur place. À partir de diverses mesures et d’une liste de nos conditions minimales et maximales, il a ensuite défini l’organisation la plus efficace possible de l’entrepôt avec son logiciel eff-fill. Et le jour du déménagement, nous étions prêts à 100 %. Nos collaborateurs n’avaient plus qu’à aller chercher les pièces dans l’ancien entrepôt pour les placer au bon endroit dans le nouveau. Toutes les instructions dans ce cas se trouvaient sur des étiquettes très pratiques préparées par Jan. Le premier jour, il est venu pour nous aider à trouver notre chemin. Il a aussi donné des instructions claires pour traiter toutes les données dans eff-fill Control pour qu’elles soient reliées correctement à notre système ERP et tout s’est aussi passé très facilement. »

Martijn Noest est très content de la collaboration avec Jan De Graeve qu’il décrit comme quelqu’un de « sympathique, attentif et créatif ». « Jan n’a pas non plus hésité à fournir un effort supplémentaire quand on en avait besoin. Il a trouvé la bonne solution avec notre équipe. »

Bérengère Renier, Logistic Manager : « Jan nous a été recommandé par nos collègues néerlandais qui avaient été très satisfaits de leur collaboration. Après un premier contact, Jan est venu voir notre site pour se faire une idée de l’ampleur de la mission. Il a ensuite mesuré toutes les pièces du stock avec un de nos collaborateurs pour les intégrer dans son logiciel de calcul eff-fill. Ces calculs ont permis d’optimiser le remplissage des armoires. Nous nous sommes chargés personnellement du rangement des pièces, mais Jan a été très disponible via Teams en cas de questions. Il a tout suivi de très près. Grâce à sa bonne préparation et à ses instructions, le rangement a été plus rapide que prévu : on peut parler d’un véritable gain de temps. L’ensemble du processus nous a également permis de comprendre comment mieux organiser les stocks. Nous sommes donc très contents de la manière dont tout s’est déroulé. » 

« Attribuer manuellement un nouvel emplacement à toutes les pièces était mission impossible. Jan De Graeve a développé un logiciel qui calcule le type d’emplacement nécessaire et la manière la plus efficace possible d’y ranger les stocks. Ces calculs sont effectués à partir de listes de stocks et de mesures en 3D de toutes les pièces. Jan nous a soumis une proposition pour l’agencement des bacs, nous avons commandé le matériel et nous nous sommes mis au travail pour préparer tous les bacs. Avec les conseils de Jan, nous avons alors vidé notre ancien entrepôt et rempli le nouveau système en deux jours et demi.

Même si ça a été intense, je suis très satisfait de la collaboration avec Jan. Il est sympa, précis et très compétent. Je le recommande vivement. »

« Comme nous voulions limiter les désagréments du déménagement et n’avions aucune expérience du remplissage des armoires de magasin, nous avons demandé à Jan d’assurer la préparation », explique Stefan van der Stelt, Continuous Improvement Engineer. « Grâce à une template, nous avons pu lui fournir toutes les informations sur les différents articles, ce qui lui a permis ensuite d’organiser au mieux le magasin. Nous sommes ensuite restés régulièrement en contact et pouvions aussi le contacter en cas de problème.

Comme nous voulions aller très vite, nous avons dû de temps en temps, le jour du déménagement, laisser de côté un article qui posait problème pour y revenir ensuite. Cela a alors encore nécessité quelques corrections des stocks ça et là, mais ce n’est rien par rapport au gain de temps que nous avons réalisé. Certaines entreprises préfèrent organiser un nouveau magasin en plusieurs phases, ce qui leur prend plusieurs semaines. De notre côté, nous voulions aller vite pour pouvoir reprendre rapidement les livraisons à nos clients. Jan nous a aidés dans ce cadre en participant à la préparation et en intervenant chaque fois que nous rencontrions un problème. Son contrôle supplémentaire a posteriori a aussi été très précieux. Nous recommanderions certainement ses services aux entreprises désireuses de limiter autant que possible les désagréments d’un déménagement. »

Jochen Koelewijn, Operations Manager: « Nous avions déjà rempli un jour une double armoire ascenseur avec 600 articles uniques mais cela nous avait pris tellement de temps que nous avons directement décidé, à l’achat des nouvelles shuttles devant accueillir encore plus de pièces, de chercher une autre solution et le fournisseur du système de magasin nous a alors parlé de Jan De Graeve.

Au début, nous avons envoyé toutes les informations disponibles sous forme digitale pour que Jan puisse faire une bonne estimation des stocks. Heureusement, nous avons pu pour cela extraire directement beaucoup de données de notre propre logiciel de gestion. La première grande étape du processus consistait à mesurer les pièces. À partir de là, Jan nous a conseillés précisément sur les bacs en plastique dont nous avions besoin pour stocker les pièces et le logiciel eff-fill a calculé l’organisation la plus efficace. »

Ont suivi ensuite deux jours de déménagement physique du magasin. « La bonne préparation avec eff-fill nous a fait gagner plusieurs mois. Le seul problème que nous avons rencontré, c’est que certains tiroirs dépassaient le poids maximal. Mais j’ai appris que Jan avait entre-temps trouvé une solution et propose désormais aussi la possibilité de mesurer non seulement les pièces à l’avance mais aussi de les peser pour optimiser encore l’utilisation de l’espace dans le système de magasin.

L’ensemble du processus a une fois de plus démontré toute l’importance d’une bonne gestion des stocks. Moins la gestion des stocks est bonne, plus la conversion d’un magasin est complexe. Si c’est mauvais au départ, ce sera mauvais à l’arrivée. Dans ce domaine, une collaboration avec Jan sera très instructive pour de nombreuses entreprises et signifiera le début d’une gestion plus professionnelle de leurs stocks. »

Dans le cadre de la dernière grande étape du processus de déménagement, Jan a communiqué toutes les données du nouveau magasin au logiciel. « Le vendredi, le déménagement physique était terminé et le lundi, nous avions un système parfaitement opérationnel. La préparation d’un tel déménagement n’est pas sans provoquer quelques maux de tête et c’était donc un réel soulagement. Je recommanderais certainement à tout le monde de faire appel à Jan De Graeve. »