Voici quelques mois, Shake-Hand a décidé de passer d’un grand magasin de 1.900 m2 et quelque 6.600 références à un système de stockage automatisé (Kardex LR 35 x 2). Pour remplir correctement les armoires de magasin la première fois, la société a fait appel au service eff-fill spécialisé de Jan De Graeve. Eff-fill est le nom du logiciel que Jan a développé spécialement pour le remplissage optimal des magasins.

« Nous avions pour être honnêtes une certaine appréhension par rapport au déménagement, mais tout s’est vite et bien déroulé », explique Niek Lerou, de Shake-Hand. « À partir de notre inventaire, Jan nous a proposé le meilleur remplissage possible du nouveau magasin avec les listes de préparation de commande s’y rapportant. Et il a encore
effectué un contrôle des positions avec le logiciel eff-fill Controller après le déménagement. Grâce à une préparation minutieuse, nous avons pu tout contrôler et intégrer dans notre système de gestion en 1 semaine seulement. Nous avons toujours pu compter dans ce cas sur des communications ouvertes et claires de Jan. »

La société est entrée en contact avec Jan De Graeve par l’intermédiaire du distributeur de son système de magasin et lui a fait confiance pour le passage de son magasin à étagères à un tout nouveau système shuttle (Kardex Shuttle x 2). William Ruiter explique comment se sont déroulés précisément les préparatifs et le déménagement. « Nous avons d’abord établi l’inventaire de l’ensemble des pièces du magasin avec Jan qui a ensuite défini un plan d’approche. Jan a aussi participé personnellement à l’étiquetage et au déplacement du matériel pendant le déménagement pour ensuite l’intégrer dans notre logiciel de gestion. Les petits problèmes ont été immédiatement résolus. Après 3 jours tout au plus, notre nouveau magasin était opérationnel. »

William Ruiter a trouvé les conseils de Jan très précieux selon ses propres dires. « Une aide bienvenue, surtout quand vous n’avez aucune expérience des déménagements. Nous savons par expérience qu’un consultant externe peut coûter beaucoup d’argent pour ce qu’il apporte, mais avec Jan, c’était le contraire. Il sait quelle approche adopter et travaille de manière très pragmatique. »

« Cela s’est passé sans accroc », dit Benjamin de Chilly. « Jan utilise un bon logiciel et est toujours disponible pour apporter son aide et fournir des conseils. Sur base des mesures des éléments, de notre stock minimum et du nombre de pièces que nous commandons chaque année, Jan nous a d’abord indiqué quels bacs utiliser et combien de pièces ranger dans chaque bac. Les calculs qu’il a effectués avec eff-fill ont confirmé que nous avions choisi le bon système. Ensuite, il a organisé le chargement des étagères. Chaque emplacement était défini à l’avance. Honnêtement, si nous avions fait cela manuellement, nous n’y serions jamais arrivé. Ou du moins, cela nous aurait pris trop de temps.
Il y avait une différence considérable entre les listes initiales que nous avons fournies à Jan et le nombre final de pièces en stock, mais cela a également été résolu rapidement. Deux systèmes pater-noster devaient également être transférés d’emplacements fixes à dynamiques. Le réaménagement a été suivi d’une seconde vérification par le biais d’eff-fill
Controller afin de s’assurer que tous les pièces se trouvaient bien au bon endroit. Le remplissage des étagères s’est passé sans embûche. »

« Jan était disponible en assez peu de temps », dit Amélie Daubremé. « Il a d’abord procédé à une analyse de l’entrepôt. Sur base des données que nous lui avons procurées concernant l’envergure et le nombre d’éléments ainsi que les dimensions des bacs, Jan a élaboré un roadbook à l’aide du logiciel eff-fill. Ainsi, nous étions en mesure de constituer nos équipes de déménagement. Le roadbook fiable leur a permis de travailler efficacement et le
déménagement s’est déroulé dans le délai imparti. Cela s’est conclu par une deuxième vérification à l’aide d’eff-fill Controller, de sorte que la marge d’erreur soit particulièrement petite. Les équipes ont très bien interagi avec Jan et il était également à notre entière disposition lorsque nous avions des questions. »

« Nous avons fait appel à Jan pour répondre à ces deux questions », dit Michel Huet. « Nous avons cherché ensemble comment gérer au mieux l’inventaire préparatoire du stock. Nous avons remis à Jan la liste d’inventaire, dans laquelle figure tous les paramètres tels que le type d’élément, la famille et les mesures. Sur cette base, il a proposé le classement d’entrepôt le plus efficace. Grâce à cela, le déménagement en soi s’est déroulé sans heurts : Tout était prêt dans les bons bacs, pourvus de la bonne étiquette. Nous pouvions remplir les placards sans avoir à penser à la meilleure place pour chaque élément. En deux jours, l’affaire était dans le sac, sans fautes ni problèmes. Le troisième jour, le système Kardex et notre logiciel étaient opérationnels. En tout, nous avons déménagé 2.309 éléments vers 65 plateaux Kardex. »

“Het was in de aanloop naar die verhuis dat we bij Jan terechtkwamen”, vertelt Michaël Marchandise. “Meer bepaald voor de verhuis van onze stock, die in de oude locatie op rekken lag maar in het nieuwe magazijn in twee Kardex-kasten terecht zou komen. Jan had duidelijk ervaring met dergelijke opdrachten. Na een eerste kennismaking adviseerde hij ons hoe we de verhuis in verschillende stappen konden aanpakken. We bezorgden hem onze stocklijst, die hij aanvulde met extra informatie om elk artikel achteraf goed te kunnen lokaliseren. Via zijn softwareprogramma eff-fill wees hij vervolgens aan elk onderdeel
een logische plaats in de Kardex-kasten toe, zodat we de beschikbare ruimte optimaal konden benutten. Alle informatie werd in ons beheerpakket ingeladen en Jan zorgde voor handige verhuisetiketten en een picking list op basis van de nieuwe locaties.”

Ook bij de verhuis zelf was Jan aanwezig om eventuele problemen meteen op te lossen. “Maar hij deed veel meer dan dat!”, zegt Michaël Marchandise. “Zo creëerde hij onderverdelingen in de Kardex-laden en sprong hij bij waar hij kon. De verhuis is echt heel vlot verlopen en we zijn zeer tevreden dat we Jan erbij gehaald hebben. We hebben zijn naam ondertussen ook al doorgegeven aan andere bedrijven.”

Peter Thienpondt : « Jan a de l’expérience dans ce domaine et il est issu de la branche de mécanisation agricole.

Pour le déménagement, Jan a répertorié l’intégralité de notre stock afin de perdre le moins de place possible dans le nouveau système par la suite. Nous y sommes parvenus. Après coup, il s’est avéré qu’en misant sur le gain d’espace, la classification de l’entrepôt n’était pas tout à fait adaptée à notre méthode de travail. En effet, nous ne recherchons pas chaque élément dont nous avons besoin dans l’ordinateur, mais ramassons souvent des éléments à la vue. Ceci est la seule chose que nous aurions fait différemment après coup : créer des groupes dans notre banque de données afin de pouvoir trier en groupe dans notre entrepôt. Cela est peut-être moins efficace en terme de contenu de l’espace, mais cela convient plus à notre méthode de travail. Conclusion : En ce qui concerne l’arrangement, il aurait fallu plus tenir compte de notre mode opératoire. J’en ai parlé à Jan afin qu’il puisse l’appliquer à de nouveaux projets en cas de besoin. L’inventaire et le déménagement en soi se sont passés sans encombres. »