“Jan heeft ooit voor ons de stock op orde gezet en hij maakt goed reclame voor zijn magazijnservices, dus het was snel een uitgemaakte zaak dat we op hem een beroep zouden doen voor de invulling van onze nieuwe magazijnlift”, zegt Ann Stroo.

“We hadden een specifieke eis om verschillende groepen van onderdelen per lade te combineren zodat we minder lades nodig zouden hebben en toch bepaalde onderdelen bij elkaar hielden. Dat vroeg heel wat puzzelwerk, maar Jan is ermee aan de slag gegaan en heeft via zijn softwareprogramma eff-fill ook effectief een oplossing gevonden. Maar daar bleef het niet bij: je krijgt niet alleen een bovenaanzicht en een schema voor een goede vulling, maar ook heel veel advies. Jan was erbij bij de inventarisatie vooraf en ook bij de uiteindelijke verhuis. Hij heeft ons alles stap voor stap goed uitgelegd. Als we alles zelf hadden gedaan, dan zou het niet alleen veel langer geduurd hebben, maar ook minder efficiënt gebeurd zijn. We zouden andere bedrijven zeker aanraden om van de ervaring en kennis van Jan gebruik te maken.”

Na een overname van 3 bedrijven besloot Wabtec zijn Nederlandse activiteiten in 1 service center te centraliseren, meer bepaald in Ede. Omdat het meeverhuizen van de oude paternostersystemen te kostelijk bleek, werden ook 2 nieuwe paternoster magazijnsystemen aangekocht. Deze waren hoger en hadden diepere planken dan de oude systemen.

“Toen ik bij Wabtec in dienst kwam, was men volop bezig met het organiseren van de magazijnverhuis”, vertelt Manager Suppy Chain and Demand Planning William Ruiter. “Maar omdat dit lastig en duur leek te gaan worden, hebben we uiteindelijk besloten om met iemand in zee te gaan die dit soort zaken al eerder had gedaan. Van bij mijn vorige werkgever had ik positieve ervaringen met Jan die aan de hand van zijn eff-fill proces een soortgelijk project in goede banen had geleid. Eén klein probleem: de fysieke verhuis stond al 7 weken later gepland. Maar Jan van eff-fill kwam nog dezelfde week bij ons langs en maakte een beperkte inventarisatie om de haalbaarheid van het project te beoordelen. Hij had al eerder een legbordmagazijn naar een shuttlesysteem verhuisd en een paternoster naar een shuttle, maar hij had het proces nog nooit uitgetekend van paternoster naar paternoster. Ook voor hem was het dus een uitdaging, maar het is hem wel gelukt. We kregen een stappenplan en van dat moment af is alles vlot verlopen, zowel de voorbereiding als de fysieke verhuis zelf waarbij Jan ons ook heeft begeleid. We zijn eind november netjes binnen de planning verhuisd en de maandag erop konden we weer aan de slag.”

“Via de leverancier van het systeem kwamen we bij Jan terecht. Meteen tijdens ons eerste gesprek werd duidelijk dat hij wel de expertise had en dat ons vermoeden klopte dat we dit goed doordacht moesten gaan aanpakken.
Ik denk dat Jan wel schrok van ons ambitieuze plan om in 1 maand tijd te verhuizen. Maar hij nam de handschoen op en heeft alles wat hij beloofde ook waargemaakt. Hij kreeg een strakke deadline, maar wij ook: we mochten zelf ook ons huiswerk gaan doen. Tussentijds hield hij de vinger aan de pols. Op de aangeleverde data kregen wij dezelfde dag nog feedback. De ochtend erop hing Jan aan de lijn om de verdere stappen met ons te bespreken. Hij voelde heel goed aan hoe hij ons aan de gang moest houden.
Alles wat we in ons magazijn wilden, zit erin en het is efficiënter. De volgende stap is om bewuster met onze voorraad om te gaan. Dat is mogelijk dankzij het betere overzicht dat we nu hebben.”

Omwille van de sterke groei de afgelopen tijd besloot de firma meer warehouse oppervlakte te creëren en doorlooptijd te versnellen met nieuwe systemen. Mark van Riet, supply chain project manager: “Even hebben we overwogen om die systemen op 10 werkdagen zelf te vullen. Dat had een heel strikte order picking planning vereist om productiestilstand
te vermijden. Al snel werd echter duidelijk dat Jan de klus veel sneller kon klaren met eff-fill en veel meer expertise had om het maximum uit de systemen te halen. Dat hebben we ook ondervonden: door een eigen beslissing – die Jan had afgeraden omwille de implicaties – werkt een systeem tijdelijk minder snel dan we hadden gewild. Het vullen van de
warehousesystemen nam uiteindelijk 1,5 dag in beslag. Vooral omdat Jan goed meedacht en zeer flexibel was. We konden hem ook in het weekend bereiken. Alles wat hij geleverd heeft, was duidelijk en van goede kwaliteit. Ik zou zijn services zeker aanraden.”

“Bij de aankoop van nieuwe Kardex-systemen kregen we het advies om voor het vullen ervan een beroep te doen op de services van Jan De Graeve, vertelt Rik Muylle, Director Operations. “Meteen bij het eerste gesprek was er een heel goede klik qua kennis en mogelijkheden. Op basis van een grondige rondgang in het magazijn en een correcte aanlevering van alle data door ons heeft Jan geadviseerd over de aan te schaffen baktypes, 11 verschillende types in totaal. Met zijn zelf ontwikkelde eff-fill software berekende hij daarnaast hoe de plateaus efficiënt gevuld konden worden. Ter voorbereiding van de inslag werden er verhuislabels afgedrukt. Dankzij deze goede voorbereiding en heel duidelijke afspraken zijn we erin geslaagd om op 1 dag zo’n 3.000 artikels te verhuizen. De tweede dag vond er in de voormiddag nog een check plaats en daarna was de job rond. Het systeem waarbij lades verdeeld zijn in kleinere bakjes werkt prima. Het stelt ons in staat om sneller te picken en onze stock beter te beheren.”

“We dachten eerst aan een tweedehandssysteem”, vertelt zaakvoerder Tim Van Bastelaere, “maar daar bleken uiteindelijk nog heel wat aanpassingen aan nodig. Daarom hebben we voor een nieuw systeem geopteerd. Voor de organisatie van het magazijn kwamen we bij
Jan terecht, die goede recensies kreeg van een aantal van mijn collega’s. Hij kon goed omschrijven wat voor ons de beste manier was om het magazijn efficiënt te vullen. Dat gaf ons een gans andere kijk op magazijnbeheer: na het zoveel jaren altijd op dezelfde manier
te hebben gedaan, zit je toch wel een beetje vastgeroest in een systeem en was een frisse blik welkom. Dat Jan onze nieuwe software door en door kende en een goed contact had met de leverancier, was mooi meegenomen. Het plaatje klopte helemaal.”
De samenwerking startte met een grondige inventarisatie van alle onderdelen. “Daarna liet Jan er zijn eff-fill software op los om alle stukken de beste plek in het magazijn te geven. Onze vraag was wel om ze zo veel mogelijk per merk te sorteren. Nadat dit voorbereidend werk gebeurd was, nam de uiteindelijke verhuis nog maar twee dagen in beslag. Het is helemaal verlopen zoals we het hadden gehoopt.”